Wynajem obiektów magazynowych i składowych

Nowoczesne obiekty magazynowe różnią się pojemnością, układem, wyposażeniem i dodatkowymi usługami. Aby mieć pewność, że usługa wynajmu magazynu spełnia cele i potrzeby najemcy, ważne jest prawidłowe określenie wymaganego rodzaju magazynu.

Według celu

1. Magazyny publiczne należą do podmiotów, których działalność obejmuje świadczenie kompleksowych usług magazynowania i dystrybucji. Zazwyczaj magazyny te są wykorzystywane do krótkoterminowego przechowywania, a opłaty pobierane są za każdą przesyłkę. Przykłady obejmują centra realizacji zamówień na targowiskach.
2. Magazyny produkcyjne są własnością podmiotu prawnego i służą do przechowywania produktów, które wytwarza lub sprzedaje. Towary mogą tam pozostawać przez dłuższy czas, gdzie są pakowane i dystrybuowane.
3. Centra logistyczno-tranzytowe służą do przyjmowania towarów od producentów lub dostawców, sortowania ich i dystrybucji do sprzedawców detalicznych, odbiorców końcowych lub innych klientów.
4. Magazyny celne służą do gromadzenia i dystrybucji towarów importowanych z zagranicy.
5. Magazyny rezerwowe służą do gromadzenia zapasów niezbędnych artykułów na wypadek sytuacji awaryjnych.
6. Magazyny handlowe służą do tymczasowego przechowywania towarów przed ich dystrybucją do punktów sprzedaży detalicznej.
7. Obiekty samoobsługowego składowania są wynajmowane przez właścicieli firm w celu zabezpieczenia różnych rodzajów towarów, w tym zapasów sezonowych.

Według warunków przechowywania

1. Specjalistyczne obiekty magazynowe umożliwiają składowanie towarów wymagających szczególnych warunków środowiskowych. Należą do nich magazyny z kontrolowanym klimatem, które utrzymują optymalną temperaturę i poziom wilgotności dla produktów farmaceutycznych, elektroniki, produktów spożywczych i podobnych towarów. Osobna kategoria obejmuje chłodnie i zamrażarki.
2. Magazyny suche nie mają technicznych możliwości tworzenia specjalnych warunków ani regulacji temperatury i wilgotności.
3. Magazyny składowania ręcznego nie mają zautomatyzowanego sprzętu, a wszystkie operacje obsługi są wykonywane ręcznie.

Klasyfikacja magazynów według klasy

Najwygodniejszą metodą oceny wszystkich parametrów magazynu jest ich klasyfikacja według klasy. Według tego systemu wyróżnia się sześć typów magazynów:

• A+ — nowoczesne, parterowe obiekty wyposażone w niezbędne media i spełniające wymogi bezpieczeństwa, zazwyczaj zbudowane z płyt warstwowych z optymalną wysokością sufitu i całodobową ochroną.
• A — nieznacznie gorsze od magazynów A+ jedynie pod względem wysokości sufitu (do 10 metrów) i łatwości operacji załadunku/rozładunku.
• B+ — nowo wybudowane lub odnowione obiekty o maksymalnej wysokości sufitu do 8 metrów.
• B — wielopiętrowe magazyny z minimalnymi wymaganiami technicznymi, z wyjątkiem obowiązkowych wind towarowych; maksymalna wysokość sufitu wynosi 6 metrów.
• C — przebudowane z dawnych obiektów produkcyjnych, z wysokością sufitu do 4 metrów.
• D — magazyny najniższej klasy, uważane za niespecjalistyczne i niepodlegające żadnym wymaganiom technicznym.

Ta różnorodność opcji magazynowych pozwala przedsiębiorstwom wybrać taką, która w pełni odpowiada ich potrzebom operacyjnym.

Wynajęcie magazynu lub powierzchni produkcyjnej jest niezbędne do racjonalnego przydziału zasobów i efektywnego wykorzystania dostępnych powierzchni. Ma to sens, gdy:

• Właściciel firmy planuje ekspansję, co wymaga przeniesienia aktywów do alternatywnego magazynu, a koszty wynajmu są niższe niż przewidywane wydatki na odpowiedzialne usługi magazynowe lub zakup obiektów magazynowych.
• Istnieje potrzeba przechowywania dużych ilości towarów, które nie wymagają specjalnych warunków ani użycia sprzętu magazynowego.
• Wystarczają proste schematy logistyczne, co oznacza, że nie ma natychmiastowych planów zmiany wolumenu przesyłek, rodzajów ładunków ani obecności geograficznej.
• Firma dysponuje własnym personelem zdolnym do zarządzania magazynem i wykonywania wszystkich niezbędnych zadań, zapewniając jednocześnie zgodność z wymaganiami właściciela, zachowując poufność i przestrzegając tajemnicy handlowej.

Wynajem powierzchni magazynowej lub produkcyjnej jest opłacalny w przypadku małych wolumenów przesyłek. Istotną zaletą tego rozwiązania logistycznego jest struktura płatności, ponieważ czynsz jest naliczany wyłącznie na podstawie wykorzystanej powierzchni, niezależnie od liczby jednostek lub ich objętości. Kluczem jest zapewnienie, że warunki przechowywania spełniają wymogi bezpieczeństwa dla składowanych towarów.

Wynajem magazynu to złożony, wieloetapowy proces, który wymaga skrupulatnej analizy i rozważenia wszystkich aspektów. Aby wynająć magazyn efektywnie, uniknąć nieoczekiwanych sytuacji lub nieuzasadnionych wydatków podczas użytkowania i zoptymalizować logistykę, zaleca się wykonanie siedmiu kolejnych kroków.

1. Analiza sytuacji i określenie potrzeb: powierzchnia, lokalizacja i okres trwania umowy najmu

Po pierwsze, ważne jest, aby ocenić wymagany rozmiar magazynu.

Płacenie za niewykorzystaną przestrzeń jest nieefektywne, a zbyt ciasny obiekt może komplikować zarządzanie zapasami, powodować problemy z sortowaniem, a nawet prowadzić do naruszeń zasad przechowywania, co potencjalnie może skutkować uszkodzeniem towarów. Rozsądnie jest wziąć pod uwagę perspektywy rozwoju firmy, aby zwiększenie produkcji lub wolumenów wysyłek nie wymagało natychmiastowego poszukiwania większej przestrzeni.

Wynajmowana przestrzeń powinna być strategicznie zlokalizowana w pobliżu szlaków logistycznych, dostawców i odbiorców, a także zapewniać bezpieczeństwo.

2. Planowanie kosztów

Przed podpisaniem umowy najmu konieczne jest przejrzenie różnych ofert i wybranie najbardziej odpowiedniej.

Koszt wynajmu zależy od lokalizacji magazynu, jego rodzaju, udogodnień, takich jak ogrzewanie, prąd i woda, a także dodatkowych wydatków, takich jak podatki, naprawy lub modernizacja.

3. Wybór optymalnej opcji

Istnieje wiele sposobów na znalezienie odpowiedniej nieruchomości do wynajęcia. Możesz szukać samodzielnie, przeglądając oferty online i media społecznościowe, lub możesz zaangażować profesjonalnych brokerów nieruchomości komercyjnych. Ta druga opcja jest często bardziej obiecująca.

Brokerzy mają dostęp do obszernych informacji, mogą ostrzegać przed potencjalnymi pułapkami i prowadzić negocjacje w Twoim imieniu.

4. Bezpośrednia ocena obiektu magazynowego

Wizyta w obiekcie przed podpisaniem umowy jest obowiązkowa. Pozwala to ocenić jego stan i przydatność, sprawdzić konstrukcje i media pod kątem zużycia i zniszczenia oraz określić, w jakim stopniu spełnia on Twoje potrzeby, w tym dostępność transportową.

5. Podpisanie umowy najmu

Kluczowe warunki umowy najmu są regulowane przez kodeks cywilny, a ich brak powoduje nieważność dokumentu. Dlatego też niezwykle ważne jest, aby dokładnie przejrzeć i podpisać umowę najmu po konsultacji z prawnikiem.

6. Środki przygotowawcze

Po podpisaniu dokumentów najemca zazwyczaj płaci kaucję zabezpieczającą i zaliczkę. Wszystkie transakcje finansowe powinny być skrupulatnie rejestrowane i dokumentowane.

Etap ten obejmuje przygotowanie magazynu do umieszczenia ładunku, przeprowadzenie niezbędnych napraw, zainstalowanie i skonfigurowanie sprzętu, zaplanowanie logistyki oraz określenie wymaganej siły roboczej i kwalifikacji.

7. Korzystanie z magazynu

Po przeniesieniu towarów do nowego magazynu należy przeprowadzić szkolenie pracowników, wdrożyć systemy zarządzania zapasami i podjąć środki bezpieczeństwa.

Bieżąca konserwacja i okresowe naprawy są zazwyczaj odpowiedzialnością najemcy, chyba że w umowie określono inaczej.

Przestrzeganie tych etapów zapewnia ustrukturyzowane podejście do wynajmu magazynu, minimalizując ryzyko i optymalizując alokację zasobów w celu zapewnienia długoterminowej wydajności.

Wynajem magazynu oferuje kilka zalet w porównaniu z innymi opcjami organizacji magazynowania, w tym:

1. Zapewnia większą pewność bezpieczeństwa aktywów

Pomieszczenia magazynowe są niezawodnie chronione przed nieautoryzowanym dostępem, często wyposażone w systemy alarmowe lub całodobową ochronę, co zapewnia bezpieczeństwo przechowywanych towarów.

2. Pomaga oszczędzać budżet

Właściciele firm, którzy decydują się na wynajem, nie muszą budować własnych magazynów, płacić za niepotrzebne dodatkowe usługi ani przydzielać powierzchni produkcyjnej na cele magazynowe. Zmniejsza to początkową inwestycję i bieżące koszty operacyjne.

3. Upraszcza operacje

Prawidłowo zorganizowane magazynowanie umożliwia wydajne zarządzanie zapasami i terminowe dostawy, usprawniając procesy logistyczne.

4. Rozszerza możliwości biznesowe

Posiadanie wynajętego obiektu magazynowego ułatwia firmom organizację pracy. Zapewnia elastyczność w wyborze metod magazynowania i optymalizuje dostęp do towarów. Jednak te zalety mogą zostać zniwelowane, jeśli cena wynajmu jest zbyt wysoka, przestrzeń nie może być wykorzystana efektywnie lub magazyn znajduje się zbyt daleko od głównych węzłów transportowych.

Jeśli zostanie wybrany mądrze, wynajem magazynu zwiększa wydajność logistyczną, jednocześnie minimalizując ryzyko i koszty związane z magazynowaniem.

Koszt wynajmu magazynu ustalany jest indywidualnie w każdym przypadku, a wpływ na ten aspekt ma wiele czynników, w tym:

• czas składowania
• rodzaj magazynu i dostępność sprzętu do utrzymania specjalnych warunków składowania
• charakterystyka towarów, ich objętość i szczególne wymagania
• specyfika operacji załadunkowych i rozładunkowych oraz złożoność procesu
• dostępność usług dodatkowych

Koszt wynajmu obliczany jest dla całej powierzchni, niezależnie od ilości nieruchomości planowanej do składowania lub wybranego schematu operacyjnego.

Aby uniknąć złego wyboru przy wyborze wynajmującego, weź pod uwagę następujące kryteria:

1. Lokalizacja magazynu

Ważne jest, aby ocenić dostępność infrastruktury transportowej i stan dróg dojazdowych. Jeśli w pewnych porach roku magazyn staje się niedostępny z powodu powodzi lub nieprzejezdnych dróg, wykonalność wynajmu staje pod znakiem zapytania, bez względu na to, jak atrakcyjna może być cena. Istotną zaletą jest dostępność powierzchni biurowej do wynajęcia w pobliżu magazynu.

2. Parametry i cechy nieruchomości

Obiekt magazynowy należy ocenić pod kątem jego powierzchni, pojemności i stanu technicznego. Aby efektywnie wykorzystać wynajmowaną nieruchomość, musi ona spełniać Twoje potrzeby, nie stwarzając dodatkowych wyzwań, takich jak konieczność przeprowadzania większych napraw, instalowania mediów lub zatwierdzania renowacji.

3. Dostępność niezbędnego sprzętu

Automatyzacja procesów magazynowych i obecność specjalistycznego sprzętu znacznie upraszczają operacje i przyczyniają się do bezpieczeństwa towarów. Elektroniczna baza danych zapewnia dokładne rozliczanie i kontrolę.

4. Poziom bezpieczeństwa

Magazyny różnią się klasą bezpieczeństwa. Wybierz obiekt na podstawie wymaganego poziomu ochrony swoich towarów.

5. Usługi logistyczne

W razie potrzeby sprawdź, czy wynajmujący oferuje dodatkowe usługi, takie jak pakowanie produktów, organizacja transportu, zarządzanie zapasami i obsługa wadliwych przedmiotów.

Oczywiście cena jest ważnym kryterium dla każdego najemcy. Początkowo firmy mają tendencję do skupiania się na najbardziej opłacalnych opcjach.

Pamiętaj jednak, że niskie stawki często korelują z niższą jakością usług. Średni segment cenowy zazwyczaj oferuje najlepszą równowagę między kosztami a niezawodnością.

Firmę logistyczną oferującą wynajem magazynów można łatwo znaleźć w katalogu Roolz. Wybierz niezawodnego partnera lub dodaj swoją firmę, aby odkryć nowe możliwości logistyczne za pośrednictwem platformy Roolz!