Как расширить список перевозчиков: собираем базу контактов

Даже если у вас уже есть готовый список перевозчиков, с которым вы регулярно работаете, пополнять и периодически обновлять его просто необходимо. Рынок меняется очень быстро — одни компании уходят, другие появляются, меняются ставки, география и т.п. Если добавим сюда постоянные изменения в законодательстве, получим ещё меньшую выборку, из которой можно составить актуальный список.

Контакты сами по себе не дают результата — чтобы ваша база данных перевозчиков действительно работала, нужны системный подход, актуальные данные и удобные инструменты для отбора контрагентов. Вместе с Roolz разберем, как эффективно выстраивать устойчивую сеть партнеров.

«Перевозчиков хватает»: почему это заблуждение и зачем увеличивать базу 

Срыв погрузки, запуск нового направления или расторжение контракта с постоянным партнёром — когда подобное происходит качественная база перевозчиков помогает избежать дефицита транспорта под доставку груза. Проблема дефицита транспорта действительно есть, хоть и принято считать, что рынок в логистике принадлежит грузовладельцам. 

По данным «Атракс», с 2019 года наблюдается растущий тренд нехватки водителей. Частично это связано с тем, что средний возраст специалистов в сфере только возрастает — многие уходят на пенсию, а нового притока нет. 

Независимо от возраста водителей, рынок сталкивается с уходом части транспортных компаний (ТК) из-за ужесточения требований к отрасли. С 1 марта 2026 года введена обязательная регистрация в цифровом реестре экспедиторов. 

Что будет означать регистрация в реестре:

• Официальный статус экспедитора;
• Соответствие требованиям отрасли;
• Подтвержденная транспортно-экспедиционная деятельность;
• Готовность к переходу на электронные транспортные накладные (ЭТрН).

Для компаний и частных ТК с небольшими объёмами или нерегулярными заказами регистрация в реестре стала дополнительным барьером. Поэтому часть игроков ушла с рынка. Новые правила стали ещё одним поводом пересмотреть базу, обновить её или прекратить сотрудничество с отдельными подрядчиками — ведь без регистрации в реестре подрядчик не сможет официально вести деятельность. 

Почему ещё стоит расширить список перевозчиков грузов:

1. Возможность быстрее закрывать срочные рейсы;
2. Резерв подрядчиков на случай форс-мажоров;
3. Больше вариантов по ставкам и типам транспорта;
4. Возможность актуализировать ставки и условия перевозки в соответствии с текущей ситуацией на рынке;
5. Более гибкое масштабирование логистики под сезонные пики и новые направления.

Подход, при котором заказчик работает с 1–2 проверенными партнёрами, иногда тоже может работать. Однако у такой схемы есть существенный минус: замкнутый круг подрядчиков не позволяет объективно оценивать рыночные условия. При срыве рейса или изменении ставок компания оказывается слишком зависимой от ограниченного числа исполнителей.

Приватная биржа Roolz — основа для безопасного расширения базы перевозчиков 

Даже крупным компаниям не всегда удается быстро найти транспорт на замену. Новых подходящих партнеров приходится искать в спешке. И это происходит снова, снова и снова. 

Случайные перевозчики, найденные на досках объявлений, — риск. Пул доверенных контрагентов, готовых конкурировать за заказ «здесь и сейчас», — УТОПИЯ. Или нет? Приватная биржа грузоперевозок Roolz позволяет выстроить именно такую модель работы. 

На Roolz грузовладелец может формировать собственный пул партнёров по перевозкам и взаимодействовать с ним в закрытом контуре, чего нельзя сделать с помощью одной только CRM-системы. Здесь можно искать транспорт по многим направлениям: Россия, Беларусь, некоторые страны СНГ, Европы и Азии (включая Китай). 

Подписка на приватную биржу — это ваш пропуск в круг проверенных партнёров.

Как команда Roolz помогает увеличить базу перевозчиков:

• Подключаем вас к заявкам от наших клиентов в приватной бирже;
• Рекомендуем ваш бизнес крупным заказчикам по вашим маршрутам;
• Проводим обучение, чтобы вы могли работать максимально эффективно.

К основному функционалу добавляется запуск торгов и аукционов, каталог компаний, классическая доска объявлений и бизнес-мессенджер для переговоров прямо на платформе. 

Анастасия Дашкевич

Руководитель отдела маркетинга и коммуникаций в Roolz

Многие компании считают, что для работы с базой подрядчиков достаточно использовать CRM-систему. Но CRM — это в первую очередь внутренний инструмент учета, а не полноценная среда для работы с транспортными партнерами. Она помогает хранить контакты и историю сотрудничества, но не решает задачи оперативного поиска транспорта и взаимодействия с партнёрами. Для этого нужно специализированная система, и наше предложение — Roolz.

Перейти к эксперту

Преимущества приватной биржи Roolz: 

• Работа с собственной базой проверенных контрагентов
  Пользователь сам формирует круг подрядчиков и отправляет оферты только выбранным исполнителям. Заявки не отображаются на открытом рынке;
• Закрытый доступ с возможностью искать новых партнёров
  Случайных исполнителей на закрытой платформе нет, но при желании вы можете дублировать приватные оферты на публичный рынок или расширять пул перевозчиков через функцию «Отбор партнёров»;
• Функционал торгов и автоматизация отбора подрядчиков
  Поддерживаются режимы «Торг», «Аукцион» и «Фикс». Выбор зависит от приоритетов: цена, условия или их оптимальное соотношение. Предложения можно сравнивать с учётом НДС, сроков и дополнительных условий;
• Централизованная коммуникация
  Вся переписка, оферты и договорённости ведутся в бизнес-мессенджере внутри платформы. Информация сохраняется в системе и может использоваться как подтверждение условий сотрудничества.
• Контроль и аналитика в одном пространстве. Фиксируется вся история торгов, ставок и результатов. Это позволяет отслеживать эффективность поставщиков транспортных услуг, анализировать сделки и контролировать исполнение перевозок;
• Интеграция с корпоративными системами
  Возможна синхронизация с TMS, CRM и ERP и другими корпоративными системами.

Приватная биржа не ограничивает грузовладельца работой только с приглашёнными перевозчиками. Она тесно связана с функционалом открытой биржи, и вместе они формируют единую экосистему для организации перевозок: спотовых и контрактных. 

Как ещё пополнять список перевозчиков: 6 каналов 

Ранее в блоге мы рассказывали о способах, как найти перевозчиков грузов. Здесь же мы поделимся, как заниматься поиском контрагентов системно, последовательно формируя актуальную и работающую базу. 

1. Биржи грузоперевозок: открытые и закрытые

Открытые и закрытые биржи грузоперевозок — постоянный источник предложений со стороны исполнителей. Открытый рынок доступен всем транспортным компаниям и чаще используется для спотовых перевозок, основанных на краткосрочных договорённостях. Закрытые биржи, напротив, больше ориентированы на контрактную логистику, где взаимодействие строится на долгосрочном сотрудничестве и регулярных заказах. 

На рынке выигрывают решения, которые развивают приватный функционал и одновременно актуальны для спота. Примеры таких решений — Roolz, Trans.eu Private Exchange и ATI.su. Больше подобных примеров вы найдёте в нашей статье о современных биржах грузоперевозок. 

Кратко о функционале, предоставляемом биржами: 

• Единая рабочая среда — публикация заявок, ведение переписки и возможность обмена документами собраны в одном интерфейсе;
• Гибкие фильтры и критерии подбора — подрядчиков можно отбирать по маршрутам, типу транспорта, срокам выполнения заказа и другим параметрам;
• Механики торгов и аукционов — позволяют организовать и проводить конкурентный отбор транспортных компаний в удобном формате;
• Сравнение предложений в системе — ставки, условия и статус заявок отображаются в едином интерфейсе;
• История операций и аналитика — в системе фиксируются все сделки и взаимодействия с партнёрами, что позволяет оценивать эффективность исполнителей и качество сотрудничества в динамике;
• Интеграция с CRM, TMS и ERP-системами — обеспечивает сквозную связку логистических процессов с внутренними бизнес-системами компании.

Биржи грузоперевозок ускоряют подбор исполнителей, позволяют работать с большим числом партнёров. Детализировать подход позволяют тендеры — инструмент, который имеется как на некоторых биржах грузоперевозок, так и на специализированных площадках, например, Transinfo. 

2. Торги и аукционы

Участие в торгах и аукционах на грузоперевозки — это конкурентный отбор перевозчиков, который помогает формировать перечень партнёров в более прозрачных и объективных условиях. Со временем таким образом выстраивается база из качественных компаний, которые соответствуют требованиям заказчика.

Кто участвует в торгах по грузоперевозкам: 

• Заказчики — грузовладельцы, отправители или логистические компании, которые размещают заявку на перевозку с указанием маршрута, параметров груза и другой информации;
• Исполнители — перевозчики и экспедиторы, которые откликаются на заявки и предлагают свои условия выполнения перевозки: стоимость, сроки, тип транспорта и другие параметры. В зависимости от формата торгов условия могут предлагаться заказчиком или самими подрядчиками в процессе торгов.

Тендеры на грузоперевозки оптимально искать на специализированных платформах — например, Roolz, ATI.SU и LogistPro. В отличие от универсальных тендерных платформ, они адаптированы именно под транспортную логистику.

На практике расширение партнёрского пула чаще всего строится сразу по двум направлениям: через открытый и закрытый контур взаимодействия. Открытые торги помогают привлекать новых ТК с рынка и быстро закрывать спотовые перевозки. Закрытые — позволяют работать с проверенными подрядчиками в приватном формате, сохраняя контроль над конфиденциальностью заявок.

Перед запуском торгов решите, каких перевозчиков вы хотите привлечь: тех, кто предлагает низкие цены, лучших по условиям или тех, кто готов подстроиться под ваши требования. Ваши приоритеты будут определять, как пройдут торги.

В Roolz, например, есть четыре разных формата для разных целей:

• Торг. Исполнители соревнуются одновременно по цене и условиям, и побеждает тот, кто лучше всего соответствует вашим требованиям;
• Аукцион. Если ваш фокус — самая низкая цена, победу получает тот, кто предложит минимальную стоимость. Также можно выбрать победителя вручную, продолжить или переиграть аукцион;
• Фикс. Цена и условия заранее определены. Участники, которым эти условия подходят и кто готов сразу выполнить заказ, подают свои заявки;
• Объявление. Здесь ставок нет — потенциальные подрядчики сами связываются с вами через мессенджер или указанные контакты.

Подробнее обо всех форматах мы рассказали в статье «Тендеры на перевозку грузов: как компании выбрать перевозчика».

3. Каталоги перевозчиков

Самый простой и логичный способ расширить базу контрагентов — использовать профильные каталоги. По сути, это уже сформированный список контактов, из которого остаётся только отобрать компании, подходящих под ваши задачи, направления или типы доставки. При этом важно сразу систематизировать их. Например, разделять компании по статусам: «быстрые оплаты», «внутри РФ», «Китай — РФ», «потенциальные» и т.д. 

Перед добавлением подрядчика в постоянный пул полезно провести первичную проверку: связаться с представителем компании, уточнить специализацию, географию перевозок, наличие собственного транспорта и условия работы.

Где искать каталоги перевозчиков:

• Картографические сервисы — например, 2ГИС и Яндекс Карты
  Их преимущество — наличие не только списков транспортных компаний, но и адресов, фотографий, сайта и отзывов. Это помогает убедиться, что транспортная компания или ИП действительно ведёт деятельность, а не существует только «на бумаге»;
• Биржи грузоперевозок и логистические платформы
  Профильные площадки за годы работы формируют собственные базы перевозчиков и экспедиторов. Многие из них предоставляют каталоги компаний с фильтрами по направлениям, типам транспорта и регионам. Такой каталог есть и на платформе Roolz;
• Универсальные сервисы объявлений и отраслевые площадки. Для профессионального поиска используют отраслевые платформы наподобие Flagma. Ресурс имеет отдельный раздел разделами по грузоперевозкам и логистике.

Главное преимущество канала — возможность быстро расширить круг потенциальных подрядчиков и постоянно держать «резерв» исполнителей под разные направления, объемы и в случае форс-мажоров.

Примеры каталогов по маршрутам стран СНГ:

1. Каталог компаний от биржи грузоперевозок Roolz;
2. Каталог международной биржи Com-Stil;
3. Раздел «Грузовые перевозки» от «РБК Компании»;
4. «СБЛ Каталог».

Ищите такие каталоги прямо на платформах, с которыми вы уже работаете — например, на Roolz это встроенный инструмент в дополнение к опциям поиска заявок и проведению торгов. 

Каталог компаний Roolz— это обширная база транспортных компанийсо структурированными данными и актуальными контактами, которые не нужно искать точечно в открытых источниках. Вместо формальных или общих контактов, которые часто указываются в открытом доступе, пользователю доступны более целевые каналы связи —  действующих менеджеров и ЛПРов. 

Для эффективного поиска используйте фильтры по объёму, типу перевозок, направлениям и другим параметрам, чтобы быстро сформировать список подходящих компаний перевозчиков.

4. Профессиональные сообщества 

В профессиональной сфере сложились сообщества, которые помогают расширять базу и находить новых партнёров для сотрудничества. К ним относятся отраслевые ассоциации, деловые объединения и профильные мероприятия, где регулярно взаимодействуют перевозчики, экспедиторы, грузовладельцы и другие участники рынка.

Для более системного поиска используют сайты профессиональных объединений— например, БАМЭ, АСМАП и БелТПП. Такие организации ведут реестры участников и объединяют компании, заинтересованные в долгосрочной работе и деловой репутации.

Офлайн новые контакты можно находить через отраслевые выставки и конференции — например, TransRussia или ММЛФ (Московский Международный Логистический Форум). Логистические мероприятия позволяют лично познакомиться с потенциальными подрядчиками и быстрее выйти на нужные контакты.

5. Мессенджеры 

Профессиональные чаты и каналы давно стали местом, где перевозчики, экспедиторы и логисты ежедневно обмениваются заявками, предлагают свободный транспорт и ищут новых партнеров. Для расширения базы это полезно тем, что позволяет быстро находить контакты под срочные рейсы или нестандартные задачи. 

Чаще всего для поиска партнёров используют Telegram, WhatsApp и другие мессенджеры с отраслевыми группами по грузоперевозкам и логистике. Найти подходящие сообщества можно по ключевым словам: «грузоперевозки», «грузы», «логистика», «транспортные услуги». Для более точного поиска дополнительно указывается регион, тип транспорта или направление перевозки.

Подходящих исполнителей стоит дополнительно проверять, и уже после этого добавлять в собственную базу подрядчиков. Сделать это можно через официальные базы данных и специализированные сервисы. Нужные ссылки для чекапа компаний доступны здесь: список для проверки контрагентов.

6. Рекомендации и партнёрский нетворк

В логистике значительная часть надёжных подрядчиков приходит не через открытые источники, а через уже существующих партнёров, которые готовы рекомендовать компании из своего круга. Исполнитель, пришедший по рекомендации, как правило уже имеет подтверждённую репутацию, понятные условия работы и опыт выполнения схожих перевозок.

Источниками новых контактов могут выступать действующие перевозчики, экспедиторы, клиенты, складские операторы, а также смежные логистические компании. Часто именно в рамках регулярного взаимодействия формируется «второй слой» базы — партнёры, с которыми напрямую вы ещё не работали, но которых уже проверили через цепочку доверия.

Как проверить нового перевозчика по правилам 2026

Проявление должной осмотрительности — базовый стандарт безопасной работы с контрагентами. Смысл процедуры в том, чтобы подтвердить: компания реально существует, способна выполнить обязательства и не несёт скрытых юридических или финансовых рисков. 

Для полноценной проверки контрагентов обычно требуется время, поэтому этим часто занимаются не сами логисты и грузовладельцы, а специалисты службы безопасности.  

На практике проверка строится так:

1. Сбор информации о потенциальном исполнителе. В качестве сервиса для базовой проверки можно использовать Прозрачный бизнес (ФНС). Также напрямую выясните, есть ли у транспортной компании нужные лицензии и разрешения для исполнения заказа;
2. Запросите документы. Добросовестному партнёру скрывать нечего. Если тянут время или документы расходятся с тем, что вы уже нашли — это уже сигнал проверить внимательнее, например, через Вестник госрегистрации;
3. Оценка финансового состояния. Доступные сервисы для анализа финансового состояния: Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности, ТестФирм. 
4. Проверка деловой репутации. Для начала изучите, что о компании пишут в сети — отзывы, упоминания, кейсы. Это даёт общее понимание, как работает бизнес. Более глубокий анализ даст проверка судебной истории через Картотеку арбитражных дел. Если негативные истории повторяются, это уже системный риск.

В списке выше — источники, актуальные для российской практики перевозок. Если вы работаете в другой стране, забирайте расширенный перечень сервисов проверки по России и другим странам.

Короткий путь к выбору надёжного партнёра — ориентир на компании с устойчивой репутацией на рынке. Такие организации, как правило, включены в рейтинги профессиональных ассоциаций и объединений (АСМАП, БАМЭ, АИПЛ, БелТПП и др.).

📎 Рейтинг проверенных транспортных компаний в  России в 2025 году

📎Рейтинг ведущих экспедиторов Ассоциации «БАМЭ» по итогам хозяйственной деятельности за 2025 год 

Заключение 

Эффективная база формируется системно — за счёт использования разных каналов: 

• Тендерных площадок;
• Каталогов компаний;
• Профессиональных сообществ;
• Бирж грузоперевозок и др. 

Каждый источник решает свою задачу. Отдельную роль в этом процессе играют цифровые платформы, такие как Roolz. Платформа Roolz позволяет объединить разные подходы в одной системе: вести работу с собственным списком перевозчиков в закрытом контуре на приватной части платформы, пополнять пул подрядчиков через открытый рынок, а также проводить торги и аукционы и работать с каталогом компаний. 

Базовый принцип успешной базы таков: она должна быть живой и управляемой. А для этого её нужно регулярно обновлять, проверять и расширять.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Какие документы запросить у нового перевозчика в 2026 году?

Минимальный набор — тот, который подтверждает, что компания существует, имеет право работать и реально может выполнить перевозку:

• учредительные документы (ИНН, ОГРН);
• лицензии и разрешения (если применимо к виду перевозки);
• страхование;
• документы на транспорт;
• данные по водителям;
• банковские реквизиты.

На практике этого достаточно, чтобы закрыть юридическую и базовую операционную часть. Дальше уже подключается проверка через реестры и сервисы.

Сколько перевозчиков должно быть в базе шиппера среднего размера?

Фиксированной цифры нет.

Для среднего шиппера: 20–50 активных подрядчиков по ключевым направлениям. Плюс резерв (еще 30–70), к которым можно быстро вернуться. Важно, чтобы база была «живая»: сотни не обновлённых контактов без структуры хуже, чем 30 проверенных партнеров.

Как часто обновлять базу данных транспортных компаний?

Полный пересмотр базы рекомендуется проводить раз в 3–6 месяцев, а также точечно — при изменении условий работы, расторжении договора или появлении новых вводных.

Что важно обновлять:

• контакты и ответственных лиц;
• наличие транспорта и доступные направления;
• опыт взаимодействия (замечания, качество исполнения).

Можно ли вести базу транспортных компаний в Excel?

Да, на старте — это нормальный вариант. Excel подходит, если база небольшая, с ней работает 1–2 человека и нет сложной воронки. Когда база растет, логичнее переходить в CRM или специализированные логистические системы. Для масштабирования и системной работы с поставщиками транспортных услуг можно использовать Roolz — площадка помогает не только увеличивать базу, но и регулярно с ней взаимодействовать.