Эффективное управление процессами транспортной логистики — основа любого бизнеса по грузоперевозкам. В логистике давно существует универсальная формула, которую приводят почти во всех учебниках: доставить нужный груз в нужное место, в нужное время и с оптимальными затратами. На практике именно этот принцип определяет, насколько хорошо выстроены маршруты, подобран транспорт и организована работа с перевозчиками.
В этой статье разберём, какие процессы бывают и как цифровые платформы упрощают работу в бизнесе грузоперевозок.
Что такое управление процессами транспортной логистики?
Управление процессами транспортной логистики — это системная работа по координации, контролю и регулированию перевозки на всех её этапах, чтобы груз доставлялся вовремя и с минимальными затратами. Этап управления начинается в момент фактического выполнения перевозки, когда план уже сформирован: выбран способ и вид транспортировки, определены перевозчики, согласованы маршрут и условия.
Задача управления транспортными процессами — контролировать движение груза, следить за сроками и условиями доставки, координировать участников, вовремя вносить корректировки, решать возникающие проблемы и поддерживать процесс предсказуемым и слаженным.
На практике управление транспортом в логистике включает:
- Мониторинг хода перевозки и выполнение плана;
- Контроль соблюдения сроков и условий доставки;
- Координация действий участников перевозки;
- Оптимизация транспортных маршрутов для повышения эффективности;
- Решение возникающих проблем и непредвиденных ситуаций;
- Ведение сопроводительной документации и подготовка отчётности.
Управление логистикой строится на разработке и внедрении эффективных стратегий, которые помогают оптимизировать бизнес-процессы: снижать транспортные расходы, сокращать сроки доставки при необходимости, повышать точность планирования и обеспечивать стабильность работы всей цепочки поставок.
Важная часть управления процессами в грузоперевозках — эффективное планирование затрат на транспортировку: исключение лишних пробегов, простоев, неэффективных маршрутов и других факторов, которые напрямую влияют на стоимость перевозки.
Бизнес-процессы транспортной логистики
Бизнес-процессы в транспортной логистике — это не просто перемещение груза от пункта А к пункту Б. Это сложная система взаимосвязанных действий, включающая работу складов, водителей, логистов, бухгалтерии и цифровых сервисов для планирования маршрутов и контроля перевозки. Правильная организация транспортной логистики позволяет снизить риски ошибок, оптимизировать затраты и ускорить обслуживание клиентов.
Типовая схема логистического процесса включает несколько ключевых этапов:
- Приём и обработка заказа — регистрация заявки, проверка данных и формирование плана перевозки;
- Планирование маршрута и подбор транспорта — выбор оптимального маршрута, распределение машин и ресурсов;
- Подготовка документации и координация с водителем — оформление накладных, согласование графика и условий перевозки;
- Отслеживание груза — мониторинг местоположения и состояния товара в реальном времени;
- Доставка и оформление закрывающих документов — подтверждение завершения перевозки, подписание актов и отчётность.
Каждый этап требует слаженного взаимодействия участников и надежной цифровой поддержки. Даже небольшие сбои в маршрутизации, оформлении документов или коммуникации могут привести к задержкам, штрафам и дополнительным расходам.
Практика управления процессами транспортной логистики: задачи и решения
Управление логистическими процессами включает ряд действий, направленных на транспортное обеспечение с учетом сроков и оценки затрат на транспортировку. Рассмотрим логистические процессы подробнее и приведём примеры управленческих решений.
1. Мониторинг хода перевозки и выполнение плана
В ходе поездки что-то может пойти не по плану, поэтому необходим постоянный контроль. Логист следит за движением груза, сверяет фактическое передвижение транспорта с запланированным маршрутом и графиком. Для этого используют трекинговые системы и цифровые решения для оптимизации маршрутов, а данные обрабатываются в специализированных системах, например в TMS.
Если возникают отклонения — задержка, простой или изменение условий перевозки — специализированная система уведомляет логиста, который анализирует ситуацию и принимает решение: скорректировать маршрут, связаться с водителем или перераспределить нагрузку.
Решения задач:
- Использование GPS/ГЛОНАСС для контроля местоположения всех транспортных средств и прогнозирования времени прибытия;
- Внедрение систем трекинга для отслеживания статуса груза в реальном времени;
- Настройка автоматических уведомлений о любых отклонениях от плана, которая доступна практически в любых современных логистических программах;
- Интеграция с TMS и системами маршрутизации для анализа загруженности транспорта и эффективности маршрутов;
- Аналитика и прогнозирование отклонений на основе исторических данных — для корректировки маршрутов;
- Взаимодействие с водителем или экспедитором для оперативного изменения маршрута.
2. Контроль соблюдения сроков и условий доставки
Для многих грузов важно не только прибыть вовремя, но и пройти весь маршрут без нарушений параметров хранения. Любое отклонение — задержка, перегрев или повышение влажности — может привести к порче товара, повреждению упаковки, штрафам или возврату партии. Поэтому контроль осуществляется на протяжении всей доставки: от момента погрузки до выгрузки у получателя.
Регулярный контроль особенно критичен для продукции с особыми требованиями. Некоторые транспортные средства уже оснащены системами термоконтроля и не требуют установки дополнительного оборудования. К ним относятся рефрижераторы и автомобили с изотермическим кузовом.
Для контроля показателей могут использоваться термостаты — приборы, которые фиксируют фактическую температуру внутри кузова.
Решения задач:
- Планирование контрольных точек по времени и маршруту, чтобы понимать, где должна находиться машина в каждый момент времени и своевременно фиксировать задержки;
- Использование систем контроля условий перевозки — термостаты, датчики влажности, системы контроля герметичности и т.д. — для получения фактических параметров в реальном времени;
- Настройка уведомлений о нарушениях условий, включая оповещения о перегреве, отклонении от маршрута или выходе транспорта из запланированного графика;
- Обеспечение безопасности груза — оснащение транспорта сигнализациями, «ревунами», системами защиты от несанкционированного доступа и GPS-мониторингом. При попытке взлома система подаёт сигнал, а спутниковое отслеживание помогает быстро выявить угрозу;
- Анализ отклонений по завершении перевозки, чтобы выявить причины нарушений (простой, технический сбой, перегрев, нарушение условий хранения) и скорректировать дальнейшую работу.
3. Координация действий участников перевозки
Согласованная работа всех участников цепочки — перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей, грузополучателей и подрядчиков — напрямую влияет на сроки, качество и прозрачность доставки. Когда каждый использует разные каналы связи (мессенджеры, почту, телефон), работает в собственных таблицах или форматах документов, процесс замедляется: информация теряется, решения принимаются медленнее, а ошибки остаются незамеченными.
Для качественного управления процессами транспортной логистики необходима единая цифровая среда, где все действия фиксируются, а данные передаются без задержек.
Решения задач:
- Использование единой цифровой платформы для обмена данными, документами и статусами перевозки. Этими платформами могут быть: CRM/TMS-системы, или биржи грузоперевозок (например, Roolz). Такие системы позволяют отказаться от переписок в мессенджерах и хранить всю информацию централизованно;
- Использование публичных и приватных логистических платформ для поиска перевозчиков и подрядчиков. Приватный режим есть на платформе Roolz — заявки видят только доверенные партнёры, которые были добавлены по приглашению. Это повышает безопасность, упрощает торги и ускоряет согласование условий;
- Централизованное управление заявками и контроль выполнения услуг. Вся работа с заявками наиболее эффективна, если ведется в одной системе — TMS, CRM или цифровой платформе вроде Roolz. Это исключает дублирование информации и потерю писем;
- Стандартизация процессов взаимодействия между участниками. Единые шаблоны документов, унифицированные этапы согласования и прозрачные правила обмена данными снижают количество ошибок.
Чем больше процессов управления в логистике переведено в цифровой формат — от обмена документами до управления заявками — тем меньше ручной работы, сбоев и задержек. Программы для транспортной логистики помогают участникам рынка работать в единой экосистеме: обмениваться задачами, контролировать выполнение и быстро принимать решения.
4. Оптимизация и корректировка транспортных маршрутов
Порожние пробеги, длинные маршруты и простои увеличивают себестоимость, а непредвиденные ситуации (аварии, пробки, задержки на погрузке и т.д.) требуют быстрых действий. Чтобы минимизировать простои и дополнительные расходы, специалисты оптимизируют маршруты разными способами, в том числе с помощью цифровых систем.
Решения задач:
- Планирование и оптимизация маршрутов. Для этого используются специализированные цифровые платформы — TMS-платформы, системы маршрутизации, GPS-устройства и телематика;
- Консолидация грузов и попутные перевозки. Объединение грузов и поиск попутных рейсов сокращает количество пустых пробегов и повышает эффективность использования транспорта;
- Прогнозирование отклонений и автоматические уведомления. Использование аналитики и ИИ позволяет прогнозировать задержки, пробки или вероятность погодных изменений;
- Планирование резервных ресурсов. Для экстренных ситуаций заранее определяется резервный транспорт или альтернативные маршруты, что снижает риски простоев и штрафов.
Читайте подробнее об оптимизации маршрутов в нашем блоге.
5. Ведение сопроводительной документации и подготовка отчётности
Ошибки в накладных, отсутствие подписей, разрозненные файлы и ручная обработка отчётов замедляют работу и повышают риск ошибок. Цифровизация грузоперевозок позволяет централизовать хранение документов и данных, ускорить согласования и повысить прозрачность работы.
Значимый элементом трансформации логистики — электронный документооборот (ЭДО). В России он станет обязательным с 1 сентября 2026 года, в Беларуси пока добровольный. Подробнее — в нашей статье про особенности ЭТрН.
Решения задач:
- Переход на ЭДО и консультации с операторами ИС ЭПД. Электронный обмен накладными ускоряет согласования, снижает ошибки и исключает потерю документов. Консультации с операторами помогают правильно настроить процессы и комфортно перейти на новый формат документации;
- Интеграция с ERP, CRM и TMS. Связанные системы обеспечивают автозаполнение, единую базу документов и синхронизацию между отделами, что важно для согласованной работы складов, логистов и бухгалтерии;
- Централизованное хранение документов и отчётности (облако). Документы доступны из любой точки, легко подтягиваются при проверках, не теряются и быстро восстанавливаются из резервных копий;
- Автоматизация генерации отчётов и KPI. Системы автоматически формируют статистику по срокам, затратам и качеству перевозок, сокращая ручной ввод и ускоряя анализ эффективности;
- Дашборды и визуализация данных. Оперативный мониторинг процессов управления в логистике, прогнозирование и контроль отклонений позволяют быстро реагировать на проблемы и корректировать работу;
- Контроль актуальности данных и шаблонов. Единые обновляемые шаблоны сокращают количество ошибок при заполнении документов и отчётности.
6. Решение возникающих проблем и непредвиденных ситуаций
Непредвиденные события — аварии, повреждение груза, задержки или кражи — требуют оперативной реакции. От того, насколько слаженно сработает система управления, зависит сохранность товара, сроки доставки и дополнительные расходы.
Решения задач:
- Разработка регламентов действий на случай инцидентов — составление подробных алгоритмов реагирования на аварии, задержки или повреждения груза, чтобы все участники цепочки знали последовательность действий;
- Обучение персонала стандартам реагирования — повышение готовности сотрудников к нестандартным ситуациям и правильной реакции на них;
- Мониторинг и анализ инцидентов — систематическая фиксация и анализ всех происшествий для выявления причин и предотвращения повторений;
- Страхование грузов и ответственности — использование различных видов страхования для компенсации убытков при повреждении, потере или краже грузов;
- Защита от краж — оснащение транспортных средств и грузов GPS-мониторингом и сигнализацией с возможностью отслеживания данных в реальном времени. Больше информации вы найдете в нашей статье о хищении грузов;
- Работа только с надежными подрядчиками — снизить риски можно несколькими способами: через сервисы проверки контрагентов (GetContact, Whois) и работу в конфиденциальном режиме только с доверенными подрядчиками.
Работать с надёжными партнёрами и проверенными подрядчиками особенно важно для повышения уровня безопасности. Приватная биржа Roolz создаёт надежную цифровую среду: заявки видят только доверенные партнёры, а доступ предоставляется по приглашению.
В следующем разделе мы расскажем подробнее о функционале приватной биржи Roolz.
Приватная биржа Roolz — основа надежного управления транспортных процессов
Эффективное управление транспортными процессами невозможно без надёжных партнёров. Ошибки при выборе перевозчика или работа с недобросовестными подрядчиками могут привести к срывам сроков и нерациональным затратам на транспортировку в логистике.
Приватная биржа Roolz создаёт безопасную цифровую среду для работы только с вашими проверенными перевозчиками и доверенными партнёрами. Платформа объединяет поиск транспорта и грузов, проведение торгов и аукционов, размещение объявлений и коммуникацию в одном пространстве, обеспечивая прозрачность и контроль всех процессов.
Ключевые возможности и преимущества приватной биржи Roolz:
- Полная конфиденциальность. Заявки видят только доверенные партнёры, доступ предоставляется по приглашению, а посторонние не могут получить информацию о сделках;
- Автоматизация торгов и заказов. Система поддерживает режимы «Торг», «Аукцион», «Фикс», позволяя сравнивать предложения с учётом НДС и других условий;
- Сравнение с публичным рынком. Функция «Отбор партнёров» помогает дублировать приватные оферты на публичной бирже, сравнивать ставки и при необходимости расширять пул перевозчиков;
- Централизованное взаимодействие и фиксация данных. Вся коммуникация проходит внутри платформы: сообщения, торги, предложения и история работы с каждым партнёром сохраняются и не пропадают даже при смене менеджера. Переписку можно использовать как подтверждение договорённостей в случае инцидентов, а редактирование сообщений ограничено 15 минутами — это защищает первоначальные условия и снижает риск споров;
- Контроль, отчётность и аналитика. Платформа сохраняет историю взаимодействий, ставок и результатов торгов, облегчая оценку эффективности работы с перевозчиками.
Использование Roolz позволяет сократить риски, ускорить согласование перевозок и стандартизировать работу с подрядчиками.
Заключение
Управление процессами транспортной логистики — это комплексная задача, включающая контроль маршрутов, соблюдение сроков и условий доставки, координацию участников, ведение документации и подготовку отчетности. Цифровизация процессов, автоматизация маршрутов и документооборота позволяют снизить человеческий фактор, ускорить принятие решений и повысить прозрачность работы.
Особое внимание стоит уделять безопасности и надежности перевозчиков. Использование приватной платформы Roolz помогает работать только с проверенными партнёрами, автоматизировать поиск и согласование перевозок, вести всю коммуникацию и фиксировать результаты взаимодействий.
Кратко обо всех возможностях Roolz:
- Автоматический подбор транспорта и грузов;
- Размещение заявок в приватном или публичном режиме;
- Режимы подачи ставок: «Аукцион», «Торг», «Фикс», «Объявления»;
- Внутренний мессенджер для общения с партнерами;
- Интеграция с CRM, ERP, TMS и SpotGo — платформой, где можно размещать грузы на других биржах и тематических площадках;
- Отчёты и выгрузки в Excel, CSV, JSON;
- Каталог компаний по направлениям и ролям.
Чтобы убедиться в надёжности подрядчика, изучите карточку компании в каталоге Roolz с детальным описанием бизнеса и отзывами.
