Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО): что за технология и как она работает на примере обмена РФ и РБ

Технологии электронного обмена документами — глобальный шаг в цифровизации логистического бизнеса. Сегодня они дошли до того уровня, когда такой обмен возможен не только внутри страны, но и между разными государствами, несмотря на различия в форматах и требованиях к документам. Речь идёт о трансграничном электронном документообороте.

ТЭДО позволяет участникам международных цепочек поставок обмениваться документами в электронном виде быстро и без бумажных копий.

В статье подробнее расскажем об особенностях ТЭДО и подключению к обмену электронными документами с другой страной. А на примере компании «Современные технологии торговли» (СТТ) — первого *EDI-провайдера в Беларуси — поделимся схемой передачи товаросопроводительных документов между контрагентами из России и Беларуси. 

*EDI — Electronic Data Interchange, электронный обмен данными (ЭОД).

Эксперт:

Юрий Исаревич

Заместитель директора по развитию бизнеса EDI-провайдера СТТ

Что такое ТЭДО? Понятие и особенности

Юрий Исаревич

Заместитель директора по развитию бизнеса EDI-провайдера СТТ

Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) — это юридически значимый обмен документов в электронном формате между партнерами из разных стран с участием доверенной третьей стороны (ДТС). Для реализации такого обмена каждая сторона подписывает документы с помощью электронной цифровой подписи через своего оператора ЭДО. За счёт подтверждения подписи ДТС электронные документы (ЭД) признаются юридически значимыми в обеих странах.

Перейти к эксперту

Особенности ТЭДО: 

1. Использование собственных информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД)

Каждый участник трансграничного обмена продолжает работать через свою ИС ЭПД. Важно, чтобы провайдеры резидентов обеих стран сотрудничали между собой, то есть у них должно быть заключено межоператорское соглашение. 

Рассмотрим пример крупнейшего провайдера в Беларуси «СТТ». 

Сегодня у компании запущен ТЭДО со следующими странами:

1. Россией — «СТТ» сотрудничает с такими компаниями, как «Тензор» (сервис Saby) и Контур (сервис «Контур.Диадок»);
2. Казахстаном — трансграничный ЭДО возможен благодаря сотрудничеству с EDI-провайдером «МетаЭра».

По итогам исследования систем электронного документооборота, проведённого белорусским рейтинговым агентством BIK Ratings, в 2024 году EDI-система «СТТ» вошла в тройку ведущих решений ЭДО в России, Казахстане и Беларуси.

2. Применение национальных электронных подписей 

Стороны подписывают документы с помощью электронной подписи — цифрового аналога рукописной подписи. Сертификат для создания подписи выдается уполномоченным центром сертификации (УЦ) своей страны. Это обеспечивает соблюдение национальных требований к юридической значимости подписи.

Правовая база для использования электронных подписей в трансграничном документообороте уже сформирована. Один из ключевых документов в России — Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: в нем электронные подписи, созданные по нормам иностранного государства или международным стандартам, признаются действительными в РФ.

Между Россией и Беларусью, в частности, заключено соглашение о взаимном признании электронной подписи. Документ закрепляет возможность использовать национальные КЭП при трансграничном электронном обмене документами без потери юридической силы.

3. Участие доверенной третьей стороны (ДТС)

ДТС обеспечивает проверку и подтверждение подписи каждой стороны. Благодаря этому электронные документы признаются юридически значимыми в обеих странах, даже если стандарты подписей и законодательства различаются. В результате проверки формируется квитанция ДТС — онлайн-документ, который подтверждает подлинность ЭД.

4. Соответствие международным и национальным требованиям

Система ТЭДО учитывает как национальное законодательство каждой страны, так и международные стандарты обмена электронными документами. При участии ФНС России и МНС Беларуси составлены методические рекомендации по трансграничному обмену товаросопроводительными документами. В первой половине 2026 года ожидается новая версия методических рекомендаций.

5. Согласование условий обмена через операторов ЭДО

Обмен документами осуществляется по заранее согласованным правилам и форматам, которые формируют операторы ЭДО. Для бизнеса все технические детали, включая криптографию (механизмы электронной подписи), форматы файлов и другие нюансы, остаются «под капотом» программ. Компаниям не нужно разбираться в технической стороне — для бизнеса трансграничный ЭДО, как процесс, мало чем отличается от внутреннего ЭДО.

Преимущества трансграничного ЭДО:

Зачем ТЭДО бизнесу: 

1. Юридическая сила документов в обеих странах. Электронные документы признаются действительными всеми сторонами сделки, даже при различиях в национальных требованиях к электронной подписи и документообороту;
2. Снижение правовых и договорных рисков. Подлинность документа подтверждается через доверенные третьи стороны, что минимизирует риск споров, отказов в приёме документов и повторного оформления;
3. Независимость грузоотправителя от почтовых и курьерских служб. Все ключевые документы можно отправлять и получать в электронном виде, снижая риски задержек и потерь;
4. Прозрачность и контроль документооборота. Статус документа и результат проверки подписи фиксируются официальной квитанцией доверенной третьей стороны, что упрощает внутренний контроль и аудит;
5. Быстрее закрываются сделки и расчёты. Документы можно сразу использовать в учёте и расчётах, без ожидания бумажных оригиналов и дополнительного подтверждения;
6. Упрощение работы бухгалтерии и юристов. Меньше ручных операций, проще вносить исправления и отвечать на запросы контрагентов и контролирующих органов;
7. Готовность к масштабированию внешнеэкономической деятельности. ТЭДО облегчает подключение новых зарубежных партнёров и делает международные процессы более предсказуемыми и управляемыми.

Ключевые преимущества, выделенные EDI-провайдером СТТ:

Первые запуски ТЭДО начались в 2024 году. Российский оператор «Тензор» (продукт Saby) совместно с белорусскими операторами «ЭДиН» и «СТТ — Современные технологии торговли» тестировали обмен юридически значимыми электронными документами, включая электронные накладные и универсальные передаточные документы (УПД).

В 2025 году к системе подключился российский оператор «Контур.Диадок», который расширил возможность обмена документами с белорусскими операторами «ЭДиН» и «СТТ».

Какими типами документов могут обмениваться в ТЭДО партнеры 

ТЭДО осуществляется путем обмена электронными сообщениями между контрагентами (грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик) и операторами ЭДО. Каждое электронное сообщение в системе ЭДО имеет уникальный шестизначный код, состоящий из заглавных букв, и соответствует определенному виду документа в национальной системе.

Документы, которые могут быть доступны для обмена в системах ЭДО на примере РБ и РФ

Между контрагентами РБ и РФ возможно обмениваться формализованными и неформализованными типами документов. 

Формализованные документы имеют установленную структуру и фиксированный тип электронного сообщения. Это позволяет системам ЭДО автоматически обрабатывать и сопоставлять данные. Неформализованные — передаются в свободном файловом формате без жёстко заданной структуры. Они используются для обмена договорами, счетами и другими сопроводительными материалами.

Документы, которые могут быть доступны для обмена:

Полный и точный перечень документов, доступных для перевода в электронный формат, а также список стран, между которыми возможен такой обмен, зависят от конкретного оператора.

По данным компании «СТТ», при отгрузке из Беларуси в Россию наличие маркируемых товаров не влияет на документооборот. Разница возникает для прослеживаемых товаров — продукции, движение которой фиксируется в государственных системах (например,  бытовая техника и морозильники). Пока не весь поток таких товаров можно перевести в электронный вид, но со стороны России ограничений на электронные документы для этих товаров нет.

В стадии разработки сейчас находится обмен электронной CMR между Россией и Беларусью. Первые пилотные проекты уже стартовали в 2023 году. Сложность внедрения такого обмена заключается в согласовании всех сторон товарообмена — перевозчиков, операторов ЭДО, таможенных органов и регуляторов стран ЕАЭС, а также с вопросами взаимного признания электронных подписей.

Положительный и отрицательный сценарии трансграничного документооборота

В рамках трансграничного электронного документооборота между бизнес-партнерами России и Беларуси можно выделить два базовых сценария обмена документами — положительный и отрицательный. 

Положительный сценарий применяется в случае, если товар принят без расхождений по количеству и качеству. В этом случае электронный документооборот ограничивается основными передаточными документами:

1. со стороны Российской Федерации используется УПД (в том числе с функцией «ДОП»);
2. со стороны Республики Беларусь — товарная накладная РБ (BLRDLN, ТН-2).

Отрицательный сценарий реализуется при выявлении расхождений или несоответствий при приёмке товара. В этом случае требуется оформление дополнительных документов, фиксирующих отклонения и последующие корректировки:

1. со стороны России — ТОРГ-2 (акт о расхождениях) и при необходимости УКД (универсальный корректировочный документ);
2. со стороны Беларуси — BLRADF (электронный акт приёмки / расхождений).

Как выглядит процесс обмена ТЭДО

В процессе обмена принимают участие сразу несколько сторон: грузоотправитель и грузополучатель, провайдеры ЭДО, ДТС и другие службы. 

Основные шаги для запуска технологии на примере России и Беларуси:

1. Согласование перехода на ЭДО с партнёрами. Перед началом работы стороны договариваются об использовании электронного документооборота и согласуют перечень документов, которые будут передаваться через ТЭДО;
2. Заключение договоров с операторами ИС ЭПД. Каждый участник выбирает оператора в своей стране. В России ИС ЭПД интегрирована с государственной системой ГИС ЭПД для передачи сведений в госструктуры, в Беларуси участники используют собственные ИС ЭПД без централизованного органа;
3. Настройка роуминга между операторами ЭДО. Поскольку каждая сторона использует разные операторы и национальные системы, необходимо обеспечить роуминг — техническую совместимость, позволяющую автоматически доставлять документы, подписанные в одной стране, получателям в другой. Роуминг также гарантирует корректную проверку электронных подписей через доверенные третьи стороны (ДТС);
4. Проведение тестового обмена документами. На этом этапе проверяются корректность формирования, подписания и передачи электронных документов, а также интеграция с государственными системами. Тестовый обмен позволяет выявить ошибки и доработать процедуры до выхода в промышленную эксплуатацию.

Алгоритм обмена документами в ТЭДО 

Рассмотрим, как работает технология в зависимости от направления поставки.

Экспорт из Беларуси в Россию:

1. Белорусский грузоотправитель формирует электронную накладную в своей системе ЭДО, подписывает её ЭЦП и отправляет документ;
2. Документ поступает российскому оператору ЭДО, который распознаёт электронную подпись;
3. Подпись передаётся на проверку в доверенную третью сторону (ДТС) России;
4. ДТС России направляет запрос в ДТС Беларуси для подтверждения подписи и полномочий отправителя;
5. После получения подтверждения оператор ЭДО доставляет подписанный документ российскому грузополучателю.

Импорт из России в Беларусь:

1. Российский грузоотправитель формирует электронный документ в своей системе ЭДО, подписывает его электронной подписью и отправляет в адрес белорусского контрагента;
2. Документ передаётся через связку операторов ЭДО и поступает в систему белорусской стороны;
3. Электронная подпись проверяется через ДТС России с обращением к ДТС Беларуси при необходимости;
4. После подтверждения юридической значимости документ становится доступен белорусскому грузополучателю в его системе ЭДО.

На схеме — пример реализации ТЭДО в случае импорта из России в Беларусь:

Переход на электронный документооборот в логистике происходит постепенно. По оценкам белорусских операторов ЭДО, сегодня в электронный вид переведено около 15% документооборота. В России этот показатель выше, но и в РФ ТЭДО пока не стал стандартом для всех. Это нормально: цифровизация — не рывок, а путь, который бизнес проходит шаг за шагом.

Чем отличается ТЭДО от МЭДО

Международный электронный документооборот (МЭДО) и ТЭДО используются для обмена электронными документами с иностранными контрагентами и на первый взгляд решают схожую задачу. Однако различия между ними принципиальны и касаются процесса обмена, юридической значимости документов и требований к электронным подписям.

Особенности МЭДО:

• Обе стороны работают в одной системе ЭДО, независимо от страны регистрации;
• Резидент использует квалифицированную электронную подпись (КЭП);
• Для нерезидента выпускается неквалифицированная электронная подпись (НЭП) по правилам страны резидента;
• Электронные документы имеют юридическую значимость только в юрисдикции резидента;
• Обмен можно организовать относительно быстро, без сложной межгосударственной интеграции;
• Основной фокус — упрощённый международный обмен без взаимного признания национальных инфраструктур.

Особенности ТЭДО:

• Каждая сторона работает в своей национальной системе ЭДО;
• Резидент и нерезидент используют электронные подписи, действительные в своих странах;
• Проверка иностранных электронных подписей осуществляется через доверенные третьи стороны (ДТС);
• Документы обладают юридической значимостью в обеих странах;
• Требуется настройка роуминга между операторами ЭДО и согласование инфраструктур;
• Запуск занимает больше времени, но обеспечивает полноценное правовое признание документов.

МЭДО подходит для быстрого и относительно простого обмена документами с иностранными партнёрами, когда юридическая значимость требуется только в одной стране. ТЭДО — более сложная, но и более универсальная модель, обеспечивающая полноценный юридически значимый документооборот между странами с разными правовыми и технологическими системами.

Roolz — ваш проводник в цифровую логистику 

Мир логистики трансформируется, и переход на трансграничный электронный документооборот — это часть «большого плана» по цифровизации и автоматизации компаний в сфере грузоперевозок. О ключевых аспектах ТЭДО мы уже рассказали в статье, а перейти от теории к работающим процессам поможет «СТТ» — первый EDI-провайдер в Беларуси.

А чтобы параллельно навести порядок в организации перевозок и перевести рутину в цифровой формат, можно использовать платформу Roolz.

Roolz — это биржа грузоперевозок, которая помогает выстроить процессы ещё до обмена электронными документами: найти партнёров, согласовать условия, зафиксировать договорённости и наладить прозрачную коммуникацию между участниками.

На платформе можно работать по направлениям Россия, Беларусь, страны СНГ, Европы и Центральной Азии, включая Китай.

С помощью Roolz можно:

• Находить грузы и транспорт для исполнения разовых заказов (публичный режим) и перевозок по долгосрочным контрактам (приватный режим);
• Проводить торги и аукционы по грузоперевозкам;
• Общаться с партнёрами через встроенный мессенджер платформы;
• Работать в приватном режиме с проверенными контрагентами или выходить на открытый рынок с помощью функции «Отбор партнёров»;
• Автоматически подбирать предложения с учётом маршрутов и условий;
• Рассылать предложения нужным партнерам в пару кликов — опция «Группы партнёров» позволяет объединять контрагентов по нужным параметрам (по типу перевозимого груза, направлениям и др.);
• Выгружать данные для учёта и анализа — доступные форматы: Excel, CSV и JSON;
• Интегрировать платформу с CRM, TMS, ERP и другими внешними системами.

Roolz создаёт ровную цифровую трассу для логистики — снижает количество ручных действий, упрощает согласования и помогает бизнесу уверенно двигаться к электронному документообороту без лишних препятствий. 

Один из продвинутых цифровых инструментов платформы — торги. В системе действует 4 режима торгов и приёма ставок: «Аукцион», «Торг», «Фикс» и  «Объявления».

В видео подробнее рассказывается о всех режимах:

Заключение

Цифровизация логистики — это не один инструмент и не одно решение, а набор взаимосвязанных процессов. Электронный документооборот отвечает за юридически значимый обмен данными между участниками перевозки, а EDI-провайдеры как «СТТ» обеспечивает его стабильную и корректную работу в трансграничном контуре.

Параллельно компании могут упрощать операционную часть перевозок. Roolz закрывает задачи поиска грузов и транспорта, согласования условий и коммуникации с партнёрами, помогая перевести эти этапы в цифровой формат без сложного внедрения. Это практичный шаг для тех, кто последовательно выстраивает цифровую логистику. 

Чтобы начать работу на платформе, достаточно зарегистрироваться и выбрать один из тарифов: «Бесплатный», «Начальный», «Про» или «Эксперт».