Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это такое и как работает

В 2022 году появилась возможность оформлять документы на перевозку в электронном формате. А с 1 сентября 2026 года переход на электронные транспортные накладные и ряд других перевозочных документов, станет обязательным на законодательном уровне. 

Перечислим все документы для перевозки автотранспортом, которые потребуется оформлять в электронном виде:

1. Транспортная накладная;
2. Заказ-заявка на перевозку;
3. Экспедиторские документы (поручения, экспедиторские расписки и т.д.)

В этой статье мы подробнее остановимся на электронной накладной. Разберем, что такое ЭТрН, из чего она состоит и как комфортно перейти на такой формат работы. 

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН): понятие и законодательная база

Электронная транспортная накладная — это аналог бумажной транспортной накладной в цифровом исполнении, который имеет юридическую силу. Обязательные электронные документы введены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. 

Нововведения касаются накладных на автомобильном, железнодорожном и авиационном транспорте. Если перевозка осуществляется собственным транспортом самим продавцом (грузоотправителем) или покупателем (грузополучателем), ЭТрН не оформляется. Законодательством будут предусмотрены случаи, когда допускается использование бумажной накладной — список еще в процессе определения Минтрансом.

Какие документы сразу заменит электронная накладная:

1. Транспортная накладная (ТН);
2. Товарно-транспортная накладная (ТТН);
3. Сопроводительная ведомость.
   

Цифровой формат накладной автоматизирует интеграцию с учетными системами и отправку данных в государственные структуры. С утвержденной формой цифровой накладной можно ознакомиться на сайте «КонсультантПлюс». 

ЭТрН состоит из нескольких листов, которые называются титулами. Каждый титул формируется одним и участников доставки — грузоотправителем, перевозчиком или грузополучателем. Существует установленный порядок создания и подписания титулов. Подробнее о процессе формирования электронной накладной мы расскажем в следующих разделах.

Что включает ЭТрН: основные титулы и дополнительные 

Цифровая накладная может состоять из 4-8 титулов, в зависимости от сценария доставки груза:

• 4 основных (обязательны к созданию) — если перевозка включает погрузку/выгрузку;
• 4 дополнительных — каждый из титулов используется в определенных условиях: если нужно зафиксировать стоимость перевозки, переадресовать груз, заменить ТС или водителя.

Более подробная информация о всех титулах в накладной:

Обязательные титулы (с 1-го по 4-й) подписываются в такой же последовательности — очередность менять нельзя. Титулы под нумерацией 1 и 2 подписывают на погрузке, 3 и 4 — на выгрузке.

Основные титулы:

Дополнительные титулы:

Титулы передаются между участниками перевозки и подписываются одной из подписей:

• КЭП — усиленная квалифицированная подпись;
• УНЭП ГК — усиленная неквалифицированная электронная подпись, созданная в приложении «Госключ»;
• ПЭП — простая электронная подпись, ею подписывает документ водитель или работник склада. 

Далее расскажем подробнее об алгоритме электронного обмена и системах, которые участвуют в этих процессах. 

Порядок обмена ЭТрН между участниками грузоперевозки и сервисами

Для обмена ЭТрН потребуется подключение к одному из операторов ЭДО (точнее: ИС ЭПД, расшифровывается как «информационная система электронных перевозочных документов»), который аккредитован Минтрансом. В России сегодня действует 11 операторов. Наиболее популярные из них — «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «СберКорус» и «Айтиком». Полный перечень операторов ЭДО вы найдете на странице реестра Минтранса.

Данные из ИС ЭПД будут передаваться в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов). Таким образом, все изменения в накладной будут автоматически фиксироваться специализированной государственной системе. К документам в ГИС ЭПД будут иметь доступ госорганы: Минтранс, ФНС, Минцифры России, Ространснадзор, МВД и другие. 

Полина Давыдова

директор Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика»

Три года назад ГИС ЭПД был запущен в добровольном режиме, что ощутимо помогло логистическим компаниям снизить количество финансовых и временных издержек. Я думаю, что бизнес выбирает работу с электронными документами в первую очередь потому, что это действительно эффективно.

Источник: dtla.ru

Алгоритм формирования цифровой накладной (общий случай с оформлением обязательных титулов): 

Описанный порядок подразумевает, что каждый участник грузоперевозки имеет, в итоге, накладную со всеми титулами с соответствующими электронными подписями.

Как осуществляется обмен ЭТрН между участниками (схематично):

После внедрения цифровой накладной отслеживание груза становится проще: любые изменения — например, новый адрес доставки или проблемы при приёмке — мгновенно фиксируются в системе электронного документооборота, а каждый этап перевозки доступен для просмотра в режиме онлайн.

Обмен накладными происходит в формате XML. На любом этапе участники могут приложить фото или другие сопроводительные документы.

Выгоды от обязательного перехода на ЭтРН

Оформление цифровой накладной выгодно всем участникам перевозки — отправителю, перевозчику и получателю. Электронный формат ускоряет процессы, снижает расходы и делает взаимодействие между сторонами проще и прозрачнее.

От очевидной экономии на бумаге до повышения безопасности перевозок — преимущества перехода на ЭТрН ощущаются на всех этапах логистического процесса.

Электронный формат помогает:

1. Сэкономить на бумаге, печати, конвертах и других расходах, связанных с бумажным документооборотом;
2. Сократить трудозатраты на оформление, передачу и хранение документов;
3. Ускорить обработку данных — информация становится доступна всем участникам сразу после подписания;
4. Проще контролировать перемещение груза — если заказчик изменит адрес доставки или возникнут проблемы при приёмке, это сразу отразится в электронном документообороте;
5. Снизить риск подделок и потери документов благодаря использованию квалифицированных подписей в электронном виде;
6. Уменьшить количество ошибок за счёт автоматизации: электронные шаблоны и автоматическая проверка данных минимизируют риск опечаток и неверных сведений;
7. Повысить безопасность перевозок — за счёт идентификации участников, подтверждения их статуса через цифровой реестр экспедиторов и защиты всех операций электронной подписью;
8. Улучшить контроль исполнения договорных обязательств между сторонами;
9. Сократить простои транспорта при погрузке, разгрузке и на контрольных пунктах;
10. Создать единую цифровую среду для анализа, планирования и оптимизации логистических процессов.

Переход на ЭТрН выгоден не только бизнесу, но и государству. По планам Минтранса, электронный формат упростит работу контролирующих органов — проверяющие смогут оперативно получать доступ к документам. При этом необходимость заверения документов с помощью электронных подписей повысит безопасность в случае попыток мошенничества.

Кроме того, цифровой документооборот позволит объединить разрозненные корпоративные системы — от транспортного и паркового управления до учётных и складских решений. Это избавит компании от множества отдельных интеграций и сделает логистическую экосистему более связной и управляемой.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН 

До обязательного перехода на электронные транспортные накладные остаётся меньше года. Чтобы к этому моменту быть готовы, компаниям стоит уже сейчас начать поэтапную подготовку — от технических настроек до обучения сотрудников.

Мы подготовили краткий чек-лист, который поможет организовать переход без сбоев.

Этапы перехода на ЭТрН:

1. Проверить техническую готовность. Убедитесь, что все участники перевозки (в том числе водители) имеют устройства с доступом в интернет. Водителям понадобятся смартфоны или планшеты для подписания документов простой электронной подписью (ПЭП). Также необходимо оформить электронные подписи для сотрудников, которые будут подписывать документы в системе;
2. Интегрировать сервис оператора ИС ЭПД в свою учётную систему. Необходимо для автоматического обмена данными;
3. Организовать обучение сотрудников. Отправителей, экспедиторов, водителей и получателей нужно обучить работе с электронными накладными — формированию, подписанию и передаче документов;
4. Настроить доступ и роли пользователей в интерфейсе оператора;
5. Отладить процессы и протестировать обмен документами в реальных перевозках.

Период адаптации обычно занимает до шести месяцев. На этом этапе допускается дублировать документы на бумаге, пока все участники не освоят работу с электронными накладными.

📍 Не откладывайте подготовку до последнего момента — раннее тестирование позволит выявить ошибки и минимизировать риски.

Продолжайте оцифровывать логистику с помощью Roolz

Электронный документооборот — только один шаг на пути к цифровой логистике. Не менее важно, чтобы все участники перевозки — грузовладельцы, перевозчики и экспедиторы — могли быстро и удобно обмениваться информацией, согласовывать условия и отслеживать процесс перевозки. Roolz предоставляет такую среду: платформа объединяет участников рынка грузоперевозок и делает взаимодействие прозрачным и эффективным.

Roolz поддерживает работу в разных регионах: Россия, Беларусь, страны СНГ, Европа, Центральная Азия, включая Китай. Это делает её удобным инструментом для организации как локальных, так и трансграничных перевозок. 

С помощью Roolz можно:

• Находить подходящий транспорт и грузы для контрактных и разовых сделок;
• Обмениваться информацией в реальном времени через встроенный мессенджер;
• Использовать два режима работы: приватный (для постоянных проверенных партнёров) и публичный (для поиска новых контрагентов);
• Автоматически подбирать предложения с помощью функции автоподбора, которая учитывает маршруты, сроки и тип транспорта;
• Проводить торги в режимах «Аукцион», «Торг», «Фикс» и находить лучшие цены и условия доставки;
• Публиковать предложения в разделе «Объявления»;
• Генерировать отчёты и выгрузки для внутреннего учёта и анализа в Excel, CSV и JSON;
• Интегрировать платформу с корпоративными системами — CRM, TMS и ERP.

Главное преимущество Roolz — единая цифровая среда для всех участников перевозки, которая упрощает коммуникацию, сокращает время согласований и снижает риск ошибок. 

Посмотрите видео о Roolz, чтобы узнать больше о платформе:

Особенности трансграничного ЭДО на примере России и Беларуси

Электронный документооборот нельзя рассматривать только в рамках одной страны — логистика формирует единый открытый цифровой контур, объединяющий участников перевозок по всему миру.

Основные шаги для запуска ТЭДО между Россией и Беларусью:

1. Согласовать переход на ЭДО с партнёрами по обе стороны границы;
2. Заключить договоры с операторами ИС ЭПД — каждый участник выбирает своего оператора в своей стране;
3. Настроить роуминг между операторами ЭДО для обмена документами;
4. Провести тестовый обмен документами в цифровом формате и убедиться, что передача и подписание проходят корректно.

При международных перевозках между Россией и Беларусью ТЭДО выстроен с учётом национальных требований каждой страны. У каждой стороны своя инфраструктура, форматы документов и виды электронных подписей. Поэтому процесс обмена документами имеет свои особенности. Обо всех особенностях — ниже: 

Участие доверенных третьих сторон

В ТЭДО участвуют доверенные третьи стороны (ДТС).

Благодаря механизму проверки ДТС документы признаются обеими странами. Роль ДТС в странах выполняют: 

• со стороны Беларуси — Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ);
• со стороны России — АО «Газинформсервис».

После проверки к электронному документу прикладывается квитанция ДТС, в которой содержатся сведения об отправителе и результат верификации подписи. Это делает процесс прозрачным и исключает возможность подделки данных.

Отличия в типах электронных подписей

Российские участники оформляют документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), а белорусские — с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Обе подписи имеют юридическую силу в своих странах, но проходят взаимную проверку через доверенные третьи стороны (ДТС) при трансграничном обмене.

Необходимость роуминга 

Поскольку стороны используют разные операторов ЭДО и национальные ИС ЭПД, для корректного обмена документами требуется настройка роуминга между провайдерами. Роуминг обеспечивает техническую совместимость систем: документы, подписанные в одной стране, автоматически доставляются участникам другой стороны через связку операторов.

Разные ИС ЭПД

Каждая сторона работает в своей национальной ИС ЭПД. В России ИС ЭПД интегрирована с государственной системой ГИС ЭПД для передачи сведений в госструктуры. В Беларуси участники используют собственные ИС ЭПД без централизованного госоргана. Один из первых EDI-провайдеров (от англ. Electronic Data Interchange Provider — поставщик услуг электронного обмена данными) в Беларуси стала компания СТТ. В 2024 году провайдер вошел в ТОП-3 систем ЭДО России, Казахстана и Беларуси по версии BIK Ratings.

Сложности и риски применения ЭТрН

Выгоды цифрового документооборота оправдывают сложности и риски, с которыми придется столкнуться.

1. Технические и организационные требования

Передача данных в ГИС ЭПД происходит не напрямую, а через аккредитованных Минтрансом операторов ЭДО. Все участники перевозки — отправитель, перевозчик и получатель — должны быть подключены к таким операторам. Если хотя бы один из участников не интегрирован в систему, сформировать накладную невозможно.

Для полноценной работы компаниям нужно обеспечить интеграцию своих корпоративных систем (WMS, TMS, ERP) с ЭДО-платформой, приобрести квалифицированные электронные подписи и настроить обмен данными в формате XML.

2. Начальные затраты и доработки ИТ-инфраструктуры

Подключение к оператору ЭДО требует инвестиций на старте: заключение договора, настройка интеграции, доработка внутренних систем, обучение персонала. Для небольших компаний такие расходы могут стать серьёзным барьером. Поэтому переход часто начинают с пилотных сценариев, постепенно расширяя функционал.

3. Сбои и зависимость от технических систем
Работа с ЭТрН зависит от стабильного интернет-соединения, корректной работы операторов ЭДО и государственных систем (ГИС ЭПД, ГИС «Электронный знак» и др.). При временном отсутствии связи операции выполняются с задержкой — по принципу «отложенной отправки».

4. Человеческий фактор и обучение
Переход на ЭТрН требует перестройки привычных процессов. Сотрудникам необходимо обучиться работе с электронными подписями, интерфейсом ЭДО-систем и новым форматам обмена документами. Без единого стандарта обучения процесс адаптации может растягиваться.

5. Готовность партнёров и цифровое неравенство
Не все участники рынка технически готовы к переходу на электронный документооборот. Особенно это заметно в регионах, где часть компаний по-прежнему работает в Excel или вообще работает на бумаге. В результате часть документов всё ещё приходится оформлять «по-старинке», а обмен ЭТрН — дублировать в гибридном режиме.

6. Ограничения текущих решений
Некоторые форматы электронных документов пока не поддерживаются в рамках ТЭДО (например, eCMR для международных перевозок), что также ограничивает применение цифровой накладной в трансграничной логистике.

Часто задаваемые вопросы по введению ЭТрН

ЭТрН — инструмент относительно новый, и, на практике «всплывает» много вопросов. Что делать, если во время рейса пропала связь? Когда документ попадает в ГИС ЭПД? На самые частые вопросы мы подробно ответим в этой части статьи.

Обязательно с какого года вводится ЭТрН?

Обязательные документы ЭТрН вводятся с 1 сентября 2026 года.

Что делать, если в дороге нет интернета?

После погрузки и подписания ЭТрН оператор ЭДО передает документ в ГИС ЭПД. Водителю при этом формируется QR-код с зашифрованными данными накладной — его можно показать инспектору без подключения к интернету. Считать код и проверить информацию можно офлайн.

Когда ГИБДД получает доступ к электронной накладной?

Информация становится доступна инспекторам после подписания титулов отправителем и перевозчиком на погрузке — в этот момент документ связывается с конкретным ТС и водителем.

Когда перевозка завершается и оформлены титулы выгрузки, доступ прекращается.
Если оформляется переадресация, например при частичном отказе от груза, ГИБДД снова получает доступ к обновлённой накладной.

В каких случаях ЭТрН не требуется?

Электронная накладная не оформляется, если:

• доставка товара осуществляется самостоятельно продавцом без участия грузоперевозчика (стоимость доставки включена в цену товара и указана в договоре, а грузополучатель получает товар на складе продавца);
• грузополучатель забирает товар со склада продавца и перевозит его на собственном транспорте (в этом случае достаточно оформить электронный путевой лист).
• перевозятся специфические грузы — например, опасные или военные, для которых пока разрешён только бумажный формат.

Как проверить действительность электронной накладной?

Подлинность документа подтверждается наличием усиленной квалифицированной (УКЭП) или неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) и его регистрацией в ГИС ЭПД. Посмотреть статус можно в личном кабинете у оператора ЭДО.

Когда сведения из накладной попадают в ГИС ЭПД?

ГИС ЭПД — государственная система Минтранса, которая аккумулирует все электронные перевозочные документы по стране. Каждый титул накладной автоматически передается в систему в момент подписания КЭП. Это позволяет контролировать доставки в Минтрансе, ГИБДД и ФНС.

Когда ЭТрН доступен налоговым органам?

ИФНС получает доступ только к завершённым перевозкам, после подписания финального титула перевозчика.

Дополнительно может быть запрошен титул стоимости от грузоотправителя — он используется для бухгалтерских операций.
По запросу налоговой организация обязана предоставить накладную в одном из форматов:

• бумажный экземпляр;
• PDF-печатную форму с электронным штампом оператора ЭДО.

Можно ли сделать исправления в электронной накладной?

Исправления допускается по инициативе участников перевозки или по запросу оператора ГИС ЭПД.

Если изменения требуются по запросу системы, внести их необходимо в срок 5 рабочих дней.

Редактирование невозможно в ключевых разделах:

• титул грузоотправителя (данные о передаче груза);
• первый титул перевозчика (замечания при приёмке);
• титул грузополучателя (данные о приёмке груза);
• второй титул перевозчика (замечания при выгрузке).
  

Эти поля защищены и не подлежат изменению после подписания.

Заключение

Электронная транспортная накладная делает перевозки быстрее, безопаснее и прозрачнее: данные о грузе доступны онлайн, изменения фиксируются мгновенно, а риск ошибок и подделок снижается за счет применения электронных подписей. Для успешного перехода важно подготовить сотрудников, интегрировать корпоративные системы с операторами ЭДО и протестировать процессы.

Цифровизация открывает возможности не только внутри страны, но и для трансграничных перевозок. Платформы вроде Roolz помогают участникам рынка обмениваться информацией, находить транспорт и грузы, а также согласовывать условия в едином цифровом пространстве. В итоге цифровая накладная и современные логистические IT-инструменты делают процесс грузоперевозок более управляемым, эффективным и безопасным.